Les missions
L’hôte(sse) accueille, renseigne et oriente les personnes physiquement ou au téléphone. Il/elle gère le courrier entrant et sortant, et des tâches administratives diverses (réservations trajets, hôtels, fournitures générales, support aux différents services …).
Missions générales confiées
- Accueillir, renseigner, informer les visiteurs, clients, fournisseurs, … en face à face / au standard téléphonique / courriel / tous moyens de communication
- Gestion d’appels multi-entrants
- Réceptionner, affranchir, expédier le courrier, les publipostages, relever des boîtes aux lettres
- Animer, organiser l’espace accueil, et les salles de réunion et de réception
- Actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public dans les espaces communs
- Organiser et commander des repas ponctuels sur site ou en extérieur et en assurer le suivi
- Prendre en charge des réservations de salles, des trajets de déplacement, d’hôtels, etc.
- Gérer des agendas / plannings des salles de réunions ou matériels en commun
- Mettre à jour et ranger des dossiers, enregistrer et sauvegarder des documents numériques, gérer le courrier électronique, …
- S’assurer de la logistique et des approvisionnements, notamment des stocks de fournitures et de consommables
- Participer au suivi administratif, organisationnel et opérationnel des moyens généraux
- Diffuser du contenu, publier et mettre à jour des pages intranet et/ou internet selon instructions
- Rédiger, saisir, mettre en forme des courriers et des notes
- Veiller et participer à l’application des règles de santé et sécurité
- Assurer la liaison entre les services / bâtiments (118-147)
- Compilation et numérisation scan de dossier de lot – archivage et classement pour le service qualité