Missions confiées :
Tâches administratives :
- Accueillir, renseigner, informer les visiteurs, clients, fournisseurs, en face à face ; courriel ; tous moyens de communication
- Réceptionner, affranchir, expédier le courrier, les publipostages, relever des boîtes aux lettres
- Animer, organiser l’espace accueil, et les salles de réunion et de réception
- Actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public dans les espaces communs
- Mettre à jour et ranger des dossiers, enregistrer et sauvegarder des documents numériques, gérer le courrier électronique, …
- Organiser de l’événementiel avec rétroplanning, en support du service communication
- Participer au suivi administratif, organisationnel et opérationnel des moyens généraux
- Rédiger, saisir, mettre en forme des courriers et des notes
- Veiller et participer à l’application des règles de santé et sécurité
- Participer à la rédaction des procédures des missions du poste
- Assister les services qualité et contrôle dans la gestion de la numérisation de documents.
Tâches téléphoniques et services généraux :
- Accueillir, renseigner, informer les clients, fournisseurs, au standard téléphonique
- Gérer des agendas / plannings des salles de réunions ou matériels en commun
- Prendre en charge des réservations de salles, des trajets de déplacement, d’hôtels, etc., …
- Organiser et commander des repas ponctuels sur site ou en extérieur et en assurer le suivi
- Assurer la liaison entre les services / bâtiments (118-147)
- S’assurer de la logistique et des approvisionnements, notamment des stocks de fournitures et de consommables.
Liste non exhaustive et non limitative